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最新消息| Alphaflow:BPM文檔管理系統讓文檔管理更便捷 | 2024-02-20 |
| 文章来源：由「百度新聞」平台非商業用途取用"http://www.baidu.com/link?url=wXmdOMzBUyofLJd2kEicYsN1MkcPKrdcovievGNSPJarT_85lX13o6XcDgcrkcJZdsOY5tNGZFaaSFkUeI5nwecM1YUoDLVFH992bufdQvS" 做文檔記錄一直商業活動中最耗時，也是成本最高的一個部分。然而，每個公司都無法避免管理和存儲文件，因為無論是對內還是對外，這些文檔都是記錄公司商業活動的依據。在紙質時代，許多公司為了存儲文檔甚至需要數以百計的文檔柜來存儲不同種類的文件。隨著電子文檔的快速發展，它逐步取代紙張，也解決了許多問題——包括物理存儲空間、訪問和檢索的難題。但是，如果不仔細規劃這些電子文檔，它們可能丟失或無法訪問，這對企業來說將是致命的打擊。幸運的是，目前BPM先進的文檔管理系統已經足以有能力處理和記錄從創建到最終銷毀的電子文檔生命周期的每個階段了。n為什麼選用BPM的文檔管理系統？n幾乎每一家公司都有一套獨立特有的文件管理方法。即使在沒有標準化流程的企業，我們也能發現每個工作人員或部門有各自存儲記錄的方法或習慣，例如將它們上傳至網盤、共享至內網，以便再下次使用時方便調用、打印、歸檔。n當試圖訪問以前保存的文檔時，這些非正式的文件存儲就可能導致問題，對于這些散落在不同存儲介質上的文件，要做全面搜索信息幾乎是不可能的。一個正式的文檔管理系統應該能確保授權人在他們需要時能準確無誤地尋找到需要的文件和信息，而不至于耽誤他們更多的時間和資源。高級文檔管理系統在這方面具有針對性，它允許所有公司文檔（無論格式如何）以最小的成本自動組織、歸檔和維護，省去了企業大部分文檔管理中的憂慮。n公有云與私有云n高質量的文檔管理系統提供了兩種存儲文檔的方法：公有云與私有云。如果選擇公有云，則文檔是分散的。它的好處是員工可以隨時隨地快速訪問分布在不同地方的文檔。只要有網絡，用戶可以訪問系統的搜索功能，所有的記錄又都可以通過互聯網獲得。n私有云的好處在于提供分權功能。它可以根據企業內控的要求設定哪些人有權限訪問企業內部資源。同時，保證企業核心業務記錄的安全性。n當然，隨著云計算的發展，企業逐漸傾向兩者結合的混合云模式來進行文檔存儲。BPM文檔管理系統，能將兩種存儲方式結合，給予用戶最佳的無縫訪問體驗。n從紙質文獻到數字檔案的過渡n雖然許多文檔作為電子記錄開始他們的生命周期，但許多仍然是在紙上創建的。有效的存儲、搜索和檢索需要將所有文檔最終移動到數字格式。先進的文檔工作流管理系統通過提供導入工具、版本控制等，使得這個過程平滑無誤。物理文檔連同傳真和電子郵件一起被掃描和分類到系統中，在那里，它們被組織成便于將來訪問需要的方式。n 關鍵字標籤：BPM EIP 電子簽核系統選擇 |
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